עובד חדש נכנס לארגון ובימים הראשונים הוא לומד הרבה.
או לפחות זה מה שאנחנו חושבים.
אנחנו מלמדים אותו את המערכות, הנהלים, המוצרים, האנשים והתפקיד.
אבל במקביל הוא לומד אותנו.
הוא שם לב אם באמת חיכינו לו.
אם המנהל שלו פנוי אליו.
מה קורה כשהוא שואל שאלה.
איך מגיבים כשהוא טועה.
והאם מה שסיפרנו לו בתהליך הגיוס דומה למה שהוא פוגש עכשיו.
עוד לפני שהוא באמת מכיר את התפקיד, הוא כבר מתחיל לגבש תשובה לשאלה הרבה יותר משמעותית:
האם אפשר לסמוך על המקום הזה?
אני זוכרת עובדת חדשה שקלטתי לפני שנים.
מוכשרת. עברה תהליך גיוס מצוין. הגיעה עם ניצוץ.
ותוך שבועיים הניצוץ התחיל לכבות.
היא לא התלוננה.
היא לא שאלה.
היא פשוט נהייתה שקטה יותר.
לקח לי יותר מדי זמן להבין מה קרה.
לא נתנו לה יותר מדי עבודה.
נתנו לה יותר מדי מידע, ומעט מדי עוגנים.
היא לא ידעה למי לפנות כשהיא נתקעה, אז בשלב מסוים הפסיקה להיתקע בקול רם.
היא לא הייתה בטוחה אם מותר לטעות, אז התחילה להיזהר יותר ופחות לנסות.
היא לא לגמרי ידעה מה מצופה ממנה ואיך נראית הצלחה בתפקיד שלה.
ואנחנו? אנחנו כבר הנחנו שהיא נקלטה.
החוויה הזאת נשארה איתי, והיא חידדה לי משהו שאני רואה מאז שוב ושוב בעבודה עם מנהלים וארגונים:
בימים הראשונים העובד לא רק לומד את הארגון.
הוא לומד אם הוא יכול לסמוך עליו.
וזה כנראה מקום שבו לא מעט ארגונים עדיין מפספסים. לפי Gallup, רק 12% מהעובדים מסכימים מאוד שהארגון שלהם עושה עבודה מצוינת בקליטת עובדים חדשים.
מה עובד חדש באמת בודק בימים הראשונים?
כשאני אומרת ״לסמוך״, אני לא מתכוונת רק לביטחון במובן הרגשי.
אני מתכוונת לשאלות מאוד מעשיות שעובד חדש מנסה לפענח מהרגע שהוא מגיע, גם אם הוא לעולם לא ישאל אותן בקול:
- אפשר לשאול פה שאלה בלי להיראות לא מקצועי?
- מה קורה אם אני טועה?
- מי באמת יעזור לי כשאתקע?
- האם מה שהבטיחו לי בגיוס באמת קיים?
- האם המנהל שלי פנוי אליי, או שאני מפריע?
- מה מותר לי להחליט לבד?
- האם האנשים פה באמת שמחים שהגעתי?
אף אחת מהשאלות האלה לא מופיעה בטופס הקליטה.
אבל כולן מקבלות תשובה.
דרך מה שקורה בפועל.
מנהל שעונה ״אני באמצע משהו, אחר כך״ שלוש פעמים ברצף כבר ענה, גם בלי להתכוון, על השאלה ״האם אתה פנוי אליי?״
עובד שמגלה שאף אחד לא יודע שהוא מגיע קיבל מסר.
עובדת ששאלה שאלה וקיבלה תגובה חסרת סבלנות קיבלה מסר.
וככה, דרך עשרות רגעים קטנים, העובד מתחיל להבין לא רק איך עובדים כאן, אלא איך מרגיש לעבוד כאן.
החוזה השני של העובד החדש
יש חוזה אחד שהעובד חתם עליו.
שכר. שעות. תפקיד. תנאים.
ויש חוזה שני, שאף אחד לא חותם עליו.
הוא נוצר בין מה שסיפרנו לעובד בתהליך הגיוס לבין מה שהוא פוגש כשהוא מגיע.
אמרנו: ״אנחנו מאוד משפחתיים.״
האם מישהו חיכה לו בבוקר הראשון?
אמרנו: ״יש כאן הרבה עצמאות.״
האם באמת מאפשרים לו לקבל החלטות?
אמרנו: ״אנחנו משקיעים באנשים.״
האם למנהל שלו יש בכלל זמן לשבת איתו?
אמרנו: ״תמיד אפשר לשאול.״
מה קורה בפעם החמישית שהוא שואל?
הקליטה היא אחד הרגעים הראשונים שבהם ההבטחות שנתנו בתהליך הגיוס מתחילות להיבחן במציאות.
וכשיש פער גדול בין מה שסיפרנו לבין מה שהעובד פוגש, אנחנו לא מייצרים רק אכזבה.
אנחנו מתחילים לייצר סדק באמון.
לכן בעיניי המטרה היא לא לצייר בתהליך הגיוס ארגון מושלם.
המטרה היא ליצור התאמה בין מה שאנחנו מבטיחים לבין מה שאנחנו באמת מסוגלים לקיים.
קליטת עובד חדש מתחילה הרבה לפני היום הראשון
אחת הטעויות הנפוצות היא לחשוב שהקליטה מתחילה בבוקר שבו העובד נכנס למשרד.
היא מתחילה קודם.
הרגע שבו העובד אומר ״כן״ הוא כבר חלק מתהליך הקליטה.
- מה קורה בין החתימה ליום הראשון?
- מישהו יוצר איתו קשר או שיש שקט מוחלט?
- הוא יודע למה לצפות ביום הראשון?
- הצוות יודע שהוא מגיע?
- יש לו ציוד, הרשאות ומקום מסודר?
- המנהל שלו פינה זמן כדי לקבל אותו?
- או שהוא מגיע בבוקר ומתחיל לחפש מי בכלל יודע מה אמור לקרות איתו?
אלה אולי נראים כמו פרטים לוגיסטיים.
אבל מבחינת העובד הם כבר מספרים סיפור.
עוד לפני שהוא התחיל לעבוד אצלנו, הוא מתחיל להבין איך זה מרגיש לעבוד אצלנו.
התקופה שבין ה״כן״ ליום הראשון היא לא זמן מת.
היא ההזדמנות הראשונה שלנו להתחיל את מערכת היחסים בצורה נכונה.
אל תנסו לגרום לעובד להתאהב בכם ביום הראשון
אני בעד Welcome.
מתנה? נהדר.
ארוחת צהריים עם הצוות? מצוין.
שלט ״ברוך הבא״? בכיף.
אבל אלה לא הקליטה.
כי אפשר לייצר לעובד יום ראשון מהמם, ולהשאיר אותו לבד ביום הרביעי.
אפשר להשקיע במארז Welcome ובשבוע השני לבטל איתו פעמיים את השיחה האישית כי ״יש משהו דחוף״.
אפשר להגיד לו ״תשאל הכול״ ואז לשדר חוסר סבלנות כשהוא באמת שואל.
ה־WOW של היום הראשון הוא נחמד.
אותי מעניין יותר מה קורה ביום ה-10, ביום ה-30 וביום ה-60.
- האם אותה תחושת קבלה עדיין קיימת?
- האם עדיין רואים אותו?
- האם יש לו כתובת?
- האם הוא מקבל משוב?
- האם הוא יודע יותר טוב מה מצופה ממנו?
אל תייצרו ביום הראשון חוויה שאתם לא מסוגלים לקיים אחר כך.
התחושה שאנחנו רוצים ליצור אצל עובד חדש צריכה להיות אמיתית.
לא תפאורה של קליטה.
פחות מידע. יותר מסוגלות.
עובד חדש מוצף.
אנשים, שמות, סיסמאות, מערכות, נהלים, מוצרים, תהליכים, מצגות, משימות.
ואנחנו ממשיכים להסביר כי מבחינתנו הכול חשוב.
אבל המטרה של קליטה היא לא ״להעביר לו את כל החומר״.
המטרה היא לגרום לו, בהדרגה, להיות מסוגל לתפקד ולהצליח.
וזה הבדל משמעותי.
העברת מידע מודדת כמה סיפרנו.
בניית מסוגלות בודקת מה הוא כבר מסוגל לעשות.
במקום לשאול:
״מה עוד אני צריך להסביר לו?״
נסו לשאול:
״מה אני רוצה שהוא יהיה מסוגל לעשות בסוף השבוע הזה, ומה הוא צריך ממני כדי להגיע לשם?״
תנו לו להתנסות.
תנו לו משימה שהוא יכול להצליח בה.
תנו משוב קרוב לביצוע.
עזרו לו להבין מה עשה נכון ומה כדאי לדייק.
ובהדרגה, הרחיבו את העצמאות והאחריות.
כי הצלחות קטנות מייצרות מסוגלות, ומסוגלות בונה ביטחון.
קליטה טובה לא נמדדת בכמה הספקנו להסביר לעובד.
היא נמדדת בכמה הוא כבר מסוגל לעשות בביטחון.
מה מנהל צריך לראות, לא רק לעשות
רוב תהליכי הקליטה מגדירים היטב מה צריך לעשות.
פחות תשומת לב ניתנת למה שמנהל צריך לראות.
ופה נמצא בעיניי אחד התפקידים המשמעותיים ביותר של המנהל בתקופת הקליטה.
לפי Gallup, כאשר המנהל לוקח חלק פעיל בתהליך הקליטה, העובדים נוטים פי 3.4 יותר להרגיש שתהליך הקליטה שלהם היה מוצלח. Gallup מציינת בין תפקידי המנהל גם הבהרת ציפיות, חיבור למטרות הרחבות וסיוע לעובד החדש להשתלב בעבודה עם הצוות.
ולכן מעבר למה שהמנהל צריך לעשות, חשוב לא פחות מה הוא מצליח לראות.
האם יש לו עם מי לאכול צהריים?
זה נשמע קטן.
זה לא קטן.
עובד חדש שיושב לבד שוב ושוב יכול ללמוד משהו על המקום שלו בצוות, גם אם אף אחד לא התכוון להעביר לו את המסר הזה.
עובד שלא שואל בכלל
לא תמיד זה סימן שהכול ברור לו.
לפעמים זה סימן שהוא עדיין לא מרגיש מספיק בנוח לשאול.
עובד שקט הוא לא בהכרח עובד שהסתדר.
עובד שמבקש אישור על כל דבר
גם זה מידע.
יכול להיות שהוא עדיין לא מבין מה נמצא בסמכות שלו ומה הוא רשאי להחליט לבד.
במקום לענות שוב ושוב על כל שאלה בנפרד, הגדירו לו את גבולות העצמאות.
חוסר בהירות לגבי הצלחה בתפקיד
נסו לשאול את עצמכם:
אם אבקש ממנו עכשיו לתאר איך נראית הצלחה בתפקיד שלו, האם הוא יידע לענות?
אם לא, יכול להיות שהפער אינו אצלו.
יכול להיות שאנחנו פשוט עדיין לא היינו מספיק ברורים.
קושי להתחבר לצוות
לא כולם מתחברים באותו קצב, וזה בסדר.
אבל אם אחרי כמה שבועות העובד עדיין מרגיש בחוץ, אל תניחו שזה פשוט יסתדר מעצמו.
פער בין הביטחון שהוא משדר לבין הביצוע בפועל
לפעמים עובד חדש משדר ״הכול בסדר״ כי הוא לא רוצה להיתפס כמי שלא מסתדר.
אל תסתפקו ברושם.
בדקו מה באמת קורה.
ירידה מהירה בהתלהבות
עובד שהגיע עם אנרגיה, סקרנות ומוטיבציה ותוך שבועיים נהיה הרבה יותר שקט לא בהכרח נמצא בבעיה.
אבל זה בהחלט משהו שכדאי להיות סקרנים לגביו.
כמו אותה עובדת שסיפרתי עליה בתחילת המאמר.
הסימנים האלה לא תמיד צועקים.
מנהל טוב לא מחכה שהם יצעקו. הוא מסתכל.
שתי שאלות שיכולות לשנות קליטת עובד חדש
אם תיקחו מהמאמר הזה רק שתי שאלות לשיחה עם עובד חדש, הייתי בוחרת באלה:
- ״מה עדיין לא ברור לך, ואולי לא נעים לך לשאול?״ – אני אוהבת את השאלה הזו כי היא נותנת מראש לגיטימציה לא לדעת.
היא לא שואלת "הכול ברור?", שעליה קל מאוד לענות "כן".
היא מניחה שיש דברים שעוד לא ברורים, וזה טבעי. - ״איך אתה יודע, בסוף יום, אם עשית עבודה טובה?״
אם אין לו תשובה, גילינו משהו חשוב.
לא בהכרח שהוא לא מבין.
אולי אנחנו לא היינו מספיק ברורים לגבי איך נראית הצלחה.
ואל תחכו 90 יום כדי לגלות איך הולך
קליטה היא לא פגישה.
היא תהליך.
ולכן אני אוהבת להסתכל על 90 הימים הראשונים כרצף.
בשלב הראשון – להבין ולהתחבר.
לתפקיד, לאנשים, לציפיות, לתרבות ולדרך שבה עובדים.
בהמשך – להתנסות ולקבל משוב.
לקחת יותר אחריות, להתנסות, לזהות פערים ולתקן תוך כדי תנועה.
ובהמשך – להתבסס.
לפעול ביותר עצמאות, לבנות מערכות יחסים ולהבין מה היעדים וההתפתחות מכאן.
ופה בדיוק נכנסות שגרות הניהול.
שיחה אישית.
תיאום ציפיות.
משוב.
ישיבת צוות.
אלה לא דברים שמתחילים אחרי שהעובד נקלט.
הם חלק מהדרך שבה הוא נקלט.
ויש לכך גם משמעות עסקית. מחקר של Brandon Hall Group מצא כי ארגונים עם תהליכי קליטה חזקים דיווחו על שיפור של 82% בשימור עובדים חדשים ועל שיפור של יותר מ-70% בפרודוקטיביות.
אז מתי עובד באמת נקלט?
לא כשהוא סיים את מצגת הקליטה.
לא כשהוא קיבל את כל ההרשאות.
ואפילו לא כשהוא כבר יודע לבצע את המשימות שלו.
מבחינתי, עובד מתחיל להיות באמת בפנים כשהוא מבין איך הדברים עובדים, יודע מה מצופה ממנו, מרגיש מספיק בטוח לשאול, יודע איפה יש לו עצמאות ואיפה הוא צריך להתייעץ, ובעיקר, כשהוא כבר לא עסוק כל הזמן בלנסות לפענח את המקום.
ולכן אולי השאלה הכי מעניינת שמנהל יכול לשאול את עצמו בסוף תקופת הקליטה היא לא:
״האם העברנו לו את כל מה שהיה צריך?״
אלא:
״אם הייתי העובד החדש שלי, מה הייתי לומד על הארגון מהדרך שבה קלטנו אותי?״
לא ממה שכתוב במצגת.
לא ממה שסיפרנו בראיון.
ממה שעשינו בפועל.
כי החוזה השני של העובד לא נכתב במילים.
הוא נכתב בכל מה שאנחנו עושים מהרגע שהוא אמר לנו ״כן״.
רוצים לבחון את תהליך הקליטה אצלכם?
ב- PRO POINT אנחנו מלווים ארגונים ומנהלים בבניית תהליכי ניהול שעובדים בשטח, וביניהם גם הדרך שבה מנהלים קולטים, מלווים ומפתחים עובדים.
לא רק מה צריך לעשות ביום הראשון, אלא איך בונים מעטפת שמייצרת בהירות, מסוגלות, עצמאות ואמון לאורך הדרך.
אם אתם רוצים לבחון איך נראית היום קליטת העובדים אצלכם ומה אפשר לדייק בה, מוזמנים לדבר איתי.
